MAKALAH FUNGSI CONTROLLING

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal. Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.

Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.

Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.

1.2  Rumusan Masalah

1.    Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?

2.    Apa saja tujuan dan bidang-bidang pengawasan ?

3.    Bagaimana elemen-elemen esensial yang ada di dalam setiap sistem kontrol sendiri ?

4.    Ada berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam manajemen ?

5.    Ada berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika ditinjau dari setiap segi ?

1.3  Tujuan

1.    Agar dapat memahami tentang pengertian dari pengawasan.

2.    Agar mengetahui tujuan dan bidang-bidang pengawasan.

3.    Agar mengetahui elemen-elemen esensial yang ada dalam setiap sistem kontrol.

4.    Agar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam pengawasan.

5.    Agar bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.

1.4  Kegunaan

Kegunaan penyusunan makalah ini adalah :

1.      Sebagai bahan pembelajaran dan pengetahuan tentang fungsi controlling.

2.      Bagi penulis salah satu menyelesaikan tugas mata kuliah pengantar manajemen dan mengetahui permasalahan tentang fungsi controlling.

3.      Bagi pembaca hasil penulisan makalah ini dapat menambah wawasan tentang fungsi controlling.

1.5  Metode

Penyusunan makalah ini menggunakan metode observasi dan kepustakaan, observasi yang dilakukan seperti studi pustaka dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan judul makalah. Dan sumber lainnya melalui informasi media komunikasi (internet) yang berhubungan dengan tema makalah.

  

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1  Landasan Teori

1.  Robbin dan Coulter (1999), mengartikan pengendalian (controlling) sebagai suatu proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan itu telah berjalan sebagai mana yang telah direncanakan dan proses mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Kriteria yang menentukan efektivitas sebuah system pengendalian adalah seberapa baik system itu memperlancar tercapainya tujuan.

2.  Stoner, Freeman dan Gilbert (1996), mendefenisikan pengendalian manajemen sebagai suatu proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yan direncanakan. Dikatakannya, pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan mereka. Sedangkan bagian terpenting dari proses pengendalian itu sendiri adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

3. Robert J. Mokler, memberikan pengertian pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah. Pengendalian didefenisikan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang system umpan balik informasi, membandingkan prestasu actual dengan standar yan telah ditetapkan itu, menentukan apakah terdapat penyimpangan danmengukur signifikansi penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yan sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

2.2   Pengertian Pengawasan (Controlling)

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.

Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.

Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

2.3   Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan       bertujuan :

1.    Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2.    Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

3.    Mencegah penyimpangan

4.    Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

5.    Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

6.    Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

            Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

2.3.1      Produksi

            Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.

2.3.2      Pemasaran

            Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.

2.3.3      Keuangan

            Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.

2.3.4      Personalia

            Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

2.3.5      Administrasi (Perkantoran)

            Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.

2.4   Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan

            Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :

1.    Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.

2.    Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).

3.    Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.

4.    Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.

            Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik.

            Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma. Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

            Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut.

            Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat dicegah.

            Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi “tidakterkontrol”.

Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah :

1.    Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.

2.    Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.

            Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.

2.5  Fungsi Pengawasan

            Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.

            Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

1.    Menetapkan standar prestasi.

2.    Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

3.    Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

            Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

            Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan  yaitu :

2.5.1      Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

            Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2.5.2      Pengawasan Berjalan (Concurrent Control)

            Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

2.5.3      Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control)

            Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

            Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :

1.    Penetapan standard kegiatan

2.    Penentuan pengukuran kegiatan

3.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4.    Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.

5.    Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

2.6  Macam dan Jenis – jenis Pengawasan

            Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:

2.6.1  Menurut Ruang Lingkupnya

1.    Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan.

2.    Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.

2.6.2  Menurut Obyek Pengawasan

1.    Pengawasan keuangan

2.    Pengawasan kepegawaian

3.    Pengawasan pemasarann

4.    Pengawasan produksi

5.    Pengawasan kualitas

6.    Pengawasan persediaan

2.6.3  Menurut Pihak yang Mengawasi

1.    Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

2.     External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.

3.    Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ).

4.    Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung).

5.    Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media.

2.6.4   Menurut Waktu

1.    Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan.

2.    Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.

            Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :

1.    Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan.

2.    Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer.

3.    Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

BAB 3

SIMPULAN DAN SARAN

3.1  Simpulan

1.      Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).

2.      Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.

3.      Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4.      Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik.

3.2  Saran

Sebagai seorang yang bergerak dibidang manajemen, kita harus memahami betul-betul fungsi dari semua bagian sistem manajemen. Agar tidak terjadi kesalah-fahaman antara bagian satu dengan yang lainnya. Sebagai seorang manajer suatu bisnis sebaiknya hanya mengikuti satu fungsi dasar saja sebagai alur yang kita pakai dalam bisnis tersebut agra tidak kesalah-fahaman antara bagian perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing/leading), pengawasan/pengendalian (controlling).

Categories: MAKALAH