MAKALAH PENGENDALIAN PERSONALIA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

      Setiap perusahaan atau organisasi yang  berskala sedang dan besar menerapkan berbagai fungsi demi lancarnya kegiatan perusahaan. Salah satu fungsi yang dianggap penting dalam menjalankan roda perusahaan adalah fungsi personalia. Manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itulah manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut: Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dan controling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semakasimal mungkin. Memang harus diketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia, meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses tidaknya tujuan perusahaan.
Agar fungsi personalia berjalan dengan baik maka harus dilakukan berbagai upaya pengendalian dari dalam (intern) maupun dari luar (ekstern). Pengandalian merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian intern atau proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan system teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian ekstern merupakan pengendalian yang dilakukan dari luar. Pengendalian ini dilakukan secara formal maupun informal.

Melihat persoalan diatas, maka penulis menjadi tertarik untuk guna penyusunan makalah yang berjudul : “ Pengendalian Intern dan Ekstern Personalia”.

B.     Rumusan masalah

1.      Apa saja pengendalian intern yang harus dilakukan dalam personalia?

2.      Apa saja pengendalian ekstern yang harus dilakukan dalam personalia?

3.      Bagaimana pengaruh pengendalian personalia dalam menjalankan kegiatan perusahaan ?

C.    Tujuan makalah

1.      Menjelaskan pengendalian intern dalam personalia

2.      Menjelaskan pengendalian ekstern dalam personalia

3.      Menjelaskan pentingnya pengendalian personalia dalam perusahaan

D.    Metode

Penyusunan makalah ini menggunakan metode observasi dan kepustakaan, observasi yang dilakukan seperti studi pustaka dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan judul makalah. Dan sumber lainnya melalui informasi media komunikasi (internet) yang berhubungan dengan tem makalah.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sistem Personalia

Fungsi personalia atau kepegawaian meliputi :

1.      Penarikan pegawai baru. Termasuk dalam fungsi ini:

a.       Memeliha arsip lamaran pekerjaan

b.      Memelihara hubungan dengan lembaga-lembaga penghasil calon pegawai seperti sekolah tinggi, akademik, universitas, dan balai latihan kerja.

c.       Mengadakan seleksi clon pegawai, umumnya meliputi:

1.      Seleksi kemampuan teknis tertentu ( job-test). Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerja sama dengan bagian yang memerlukan pegawai

2.      Seleksi sikap, minat, dll (psycho-test) Dalam melaksanakan test ini biasanya bekerja sama dengan konsultan psikologi.

3.      Seleksi kesehatan (medical-test) Dalam melaksanakan test ini biasanya bekerja sama dengan dokter perusahaan.

2.      Processing data pegawai baru, meliputi:

a.       Penyiapan surat keputusan pengangkatan, dan penempatan dalam golongan gaji bagi pegawai baru

b.      Penyiapan laporan penarikan tenaga kerja ke Departemen Tenaga Kerja

3.      Pengembangan pegawai

4.      Pemberhentian pegawai

B.     Organisasi

Dalam perusahaan kecil, fungsi personalia sering di rangkap oleh kepala bagian umum, di bantu satu orang pegawai. Dalam perusahaan besar, fungsi ini ditangani oleh satu bagian atau Departemen tersendiri.

C.    Informasi untuk manajemen

1.      Tingkat perputaran pegawai

2.      Upah rata-rata pada perusahaan sejenis

3.      Upah rata-rata pada perusahaan-perusahaan  dilokasi dimana perusahaan berada

D.    System penggajian / pengupahan

System penggajian pada perusahaan – perusahaaan bervariasi, namun demikian pada umumnya dapat digolongkan ke dalam :

1.      System gaji tetap. Dalam system ini pegawai akan mendapat gaji yang besarnya relative tetap. Misalkan pegawai lembur, pegawai tidak mendapa uang lembur, sebaliknya bila pegawai absen maka gajinya juga tidak dikurangi.

2.      System gaji tetap dengan variasi. Dalam system ini pegawai mendapat gaji tertentu, tetapi bila pegawai lembur atau melakukan prestasi tertentu, akan dapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja atau terlambat masuk kerja gaji nya akan dikurangi.

3.      System upah variable. Dalam system ini pegawai akan mendapat upah proporsional dengan prestasi. Satuan preastasi bisa dalam bentuk unit produksi, jam kerja atau hari kerja.

4.      Kombinasi system satu, dua, dan tiga.

E.     Pengedalian intern personalia

Pengendalian intern adalah merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian intern atau proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan system teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern  yang dilakukan dalam personalia diantaranya :

a.      Aspek organisasi

1.      Pemisahan fungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji

2.      Pemisahan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji

3.      Pemisahan pembuat daftar gaji, dan petugas akuntansi

b.      Aspek otorisasi dan prosedur pencatatan

1.      Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang

2.      Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang

3.      Transaksi penggajian hanya akan dicatat apabila didukung bukti yang lengkap dan benar

4.      Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang

c.       Aspek praktek yang sehat

1.      Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen

2.      Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji

d.      Tujuan pengendalian intern

Tujuan pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan agar:

1.       Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.

2. Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya.
3. Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.

e.       Elemen-elemen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Aktivitas Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

f.       Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

F.     Pengendalian ekstern

Pengendalian ekstern merupakan pengendalian yang dilakukan dari luar. Pengendalian ini dilakukan secara formal maupun informal.

a.      Pengendalian formal

Pengendalian formal merupakan pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi-instansi atau pejabat resmi. Pengendalian formal dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Pengendalian ekstern dalam bentuk formal dilakukan oleh pihak luar, yakni oleh lembaga-lembaga atau individu-individu yang berwenang untuk melakukan pengawasan misalnya oleh Dewan komisaris terhadap suatu perusahaan yang bersangkutan  misalnya pemeriksaan keuangan oleh BPK terhadap BUMN.

b.      Pengendalian informal

Pengendalian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen yang memiliki hubungan dengan perusahaan tersebut. Pengendalian ini dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pengendalian secara langsung dapat dilakukan konsumen tersebut dengan berperan secara langsung melakukan aktivitas pengendalian tersebut kepada perusahaan. Konsumen tersebut melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai perusahaan tersebut sehingga dapat diketahui baik buruknya kinerja perusahaan secara langsung menyatakan penilaian kepada pihak perusahaan tersebut dan jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai maka dapat diperbaiki. Hal ini dilakukan agar perusahaan tersebut tetap dapat memberikan yang terbaik bagi konsumennya dan memenuhi setiap keinginan atau kebutuhan konsumen bahkan pasar sekalipun.

G.    Pentingnya pengendalian         

Sebagai langkah terakhir di proses manajemen personalia, pengendalian memberikan kaitan kembali ke perencanaan. Jika manajer tidak mengendalikan, manajer tidak akan mengetahui apakah tujuan telah tercapai.

Pengendalian penting karena :

1.       Pengendalian membantu manajer mengetahui apakah tujuan telah tercapai.

2. Memberikan informasi dan umpan balik sehingga manajer merasa yakin dalam pemberdayaan karyawan.

3.       Membantu melindungi perusahaan dan assetnya.

Proses Pengendalian

Tiga langkah dalam proses pengendalian adalah pengukuran, perbandingan, dan pengambilan tindakan. Pengukuran mencakup penentuan bagaimana mengukur kinerja aktual dan apa yang diukur. Perbandingan meliputi melihat selisih antara kinerja aktual dengan standarnya (tujuan). Penyimpangan di luar area yang dapat diterima membutuhkan perhatian.

Pengambilan tindakan meliputi tidak berbuat apa-apa, memperbaiki kinerja, atau merevisi standar. “Tidak berbuat apa-apa” sudah cukup jelas, mengoreksi kinerja melibatkan beberapa tindakan perbaikan, yaitu langsung atau dasar. Merevisi standar yaitu dengan menaikkan atau menurunkan standar itu.

H.    Faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian

1.      Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan    organisasi terjadi terus menerua dan tidak dapat dihindari.

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisai semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.

3.      Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan.

4.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahan 

BAB III

SIMPULAN

A.     Simpulan

1.      personalia merupakan suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dan controling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semakasimal mungkin. Agar fungsi personalia berjalan dengan baik maka harus dilakukan berbagai upaya pengendalian dari dalam (intern) maupun dari luar (ekstern).

2.      Pengendalian intern atau proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan system teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian ekstern merupakan pengendalian yang dilakukan dari luar. Pengendalian ini dilakukan secara formal maupun informal.

3.      Pengendalian intern  yang dilakukan dalam personalia diantaranya :

1.  Aspek organisasi

2. Aspek praktek yang sehat

3. Aspek otorisasi dan prosedur pencatatan

4. Tujuan pengendalian intern

5. Elemen-elemen Pengendalian Intern

6. Lingkungan Pengendalian

4.  Pengendalian ekstern merupakan pengendalian yang dilakukan dari luar.     Pengendalian ini dilakukan secara formal maupun informal.

Categories: MAKALAH